Archiwum kategorii ‘zarządzanie sobą w czasie’

Czy musisz się wszystkim sam zajmować?

Napisany 17 marca 2010

Tak jak napisałem wcześniej – są okoliczności, które możemy i powinniśmy zmienić. Są też takie na które nie mamy wpływu. Dziś omówmy trochę kwestię tego, czym się tak naprawdę zajmujemy i czy jest to rzeczywiście potrzebne na naszej drodze do celu.

Wiele gór – okoliczności które chcemy pokonać, próbujemy ominąć sami. I w wielu przypadkach jest to właściwa strategia. Jednak zdarza się, że czasem nasze działania są po prostu nieopłacalne. Kosztuje nas to dużo więcej wysiłku niż mogłoby, gdybyśmy się tym sami nie zajmowali.

Tak jak już pisałem, chodzi mi o te okoliczności na które mamy wpływ. Te, na które nie mamy wpływu, zostawiam na następny wpis.

Skoro jakaś przeszkoda powstrzymuje Cię przed osiągnięciem celu, warto ją pokonać. Aby jednak optymalnie wykorzystać czas, musimy zacząć postrzegać to, w jaki sposób wykorzystujemy przysługujące nam godziny życia w powiązaniu z tym, jak inni je wykorzystują. O co mi chodzi? O współpracę.

Przykładowo. Jestem bardzo słaby jeśli chodzi o grafikę komputerową, a potrzebuję jej na stronę WWW. Znam jednak osobę, której grafika nie sprawia żadnych trudności, nie ma za to talentu do pisania.

Zamiast poświęcać 10 godzin na grafikę, podczas gdy ta osoba poświęci tyle samo czasu na pisanie tekstu, możemy wymienić się zadaniami i to samo osiągnąć w 2 godziny.

Takie proste, a jak często próbujemy być nadmiernie samowystarczalni – robiąc wszystko, co jest do zrobienia.

Umiejętność delegowania pracy jest kluczowa dla każdej osoby kierującej zespołem. Jednak moim zdaniem, jeśli nasz czas ma być wykorzystany najlepiej jak się da, to dla każdego, niezależnie od stanowiska, jest to istotne. Być może zajmujesz się czymś, co rzeczywiście jako jedyny umiesz zrobić. Ale z pewnością jest wiele czynności i zadań, które inni lub umiejętnie wykorzystane narzędzia, załatwią za Ciebie.

Przykładem może być choćby catering. Dla wielu firm jest to spory wydatek, a jednak wolą zamówić usługi innej firmy, niż oddelegowywać pracowników, których czas jest bardzo cenny, do zadań związanych z zaopatrzeniem i przygotowaniem jedzenia.

W dalszej części cyklu będę zajmował się sztuczkami i podpowiedziami, jak w konkretnych sytuacjach lepiej wykorzystać czas. Teraz chcę tylko zachęcić do przemyśleń i zmiany postawy. Bo bardzo wiele czynności które robimy, moglibyśmy oddelegować, samemu zajmując się pracą kogoś innego, komu dane zadanie po prostu gorzej idzie.

Umiejętność przekazywania zadań i przydzielania ich osobom najlepiej do nich przygotowanych, to klucz sukcesu wielu ogromnych firm. Możemy wykorzystać tę umiejętność by znacząco podnieść jakość gospodarowania naszym życiem.

Zadanie domowe:
Zastanów się, które z zadań na Twojej liście robisz, choć wiesz, że inni znają się na tym lepiej i mogliby zrobić to za Ciebie. Pomyśl, z kim z Twojego otoczenia mógłbyś współpracować, żeby w tym samym czasie zrobić więcej i mniejszym wysiłkiem.

Efektywność a efektowność – część 9 cyklu

Napisany 14 marca 2010

Skoro zakończyliśmy pierwszy etap cyklu o zarządzaniu sobą w czasie, wiemy już co i dlaczego chcemy osiągnąć, to teraz możemy skupić się na pytaniu „jak to osiągnąć?”.

Efektywne wykorzystanie czasu ma nas przy wykorzystaniu najkrótszego czasu doprowadzić do osiągnięcia celu.
Jednocześnie zachowując elastyczność, której wymagają okoliczności.

Tu pojawia się kolejna, często pomijana pułapka. Człowiek nie jest maszyną i zakładanie, że zawsze będzie pracował z
taką samą intensywnością (niezależnie od okoliczności) jest błędne. Często prowadzi to do sytuacji, gdzie chcemy
zachować wydajność ignorując naszą sytuację osobistą i okoliczności.

Wydajność nie powinna odbywać się kosztem elastyczności!
Efektywne realizowanie celów nie oznacza wykonywania zadań „choćby się świat na głowę walił”. Wręcz przeciwnie –
elementem optymalnego wykorzystania czasu jest dostosowanie zadań do okoliczności, których nie możemy zmienić.

Kolejna myśl warta zapamiętania: elastyczne podejście do naszych celów i zadań pozwala nam na optymalne wykorzystanie czasu poprzez uwzględnienie okoliczności na które nie mamy wpływu. Wytrwałe podejście do naszych celów i zadań, pozwala nam na zmianę okoliczności, które są możliwe do zmiany, a przez to na optymalne wykorzystywanie naszego czasu.

Nauczmy się więc tej zasady. Jeśli okoliczność przeszkadza, sprawdź, czy możesz coś zmienić w okoliczności. Jeśli nie,
to zmień swój plan tak, by szybko przejść dalej.

Okoliczności, które możemy zmienić:

  • Zła trasa dojazdu do szkoły/pracy
  • Często psujący się samochód
  • Wystrój pokoju

Okoliczności, których nie możemy zmienić:

  • Stoimy w kolejce po konieczne dla nas dokumenty
  • Pociąg którym jedziemy w podróż zepsuł się

To, które okoliczności zmieniamy, a które omijamy jest po części także decyzją. Dokładniej będę omawiał to jutro.

Bardzo istotną kwestią jeśli chcemy optymalnie wykorzystać czas, jest zrozumienie różnicy między efektywnością, a
efektownością.

Nasze zmagania z jakąś okolicznością mogą być bardzo efektowne – wzbudzać wręcz podziw innych – jacy to wytrwali
jesteśmy i pracowici. Może to jednak nie przynosić żadnego efektu – jest to praca bezowocna.

Jednocześnie wiele osób robiąc powtarzalną niezbyt popularną czynność, osiągnęli zdumiewające efekty. Bardzo często
sukces jest wynikiem mało spektakularnej pracy. I wcale nie jest tak tytanicznym wysiłkiem, jak inni go malują.

Bywa różnie, czasem to właśnie olbrzymia praca jest środkiem do osiągnięcia celu. Jednak najważniejsze jest zrozumienie
aktualnej sytuacji. Czy to, co robię przyniesie efekt, czy po prostu robię, żeby robić?

Łącząc to z podanymi przykładami okoliczności, możemy zapytać się siebie:

Czy na siłę próbuję zmienić okoliczności, których nie mogę zmienić?
Czy poddaję się okolicznościom, zamiast na nie wpłynąć?
Czy to co robię jest rzeczywiście przemyślane, a nie tylko czasochłonne?

To bardzo trudne pytania i wciąż uczę się na nie odpowiadać. Często okazuje się, że cel jaki sobie postawiłem był jak drążenie bardzo drogiego tunelu, tylko po to by raz przedostać się przez górę. Jeśli okoliczność (góra) zdarza się raz, lepiej ją ominąć (ścieżka). Jeśli okoliczność jest stała, być może lepiej większym kosztem ją zmienić (tunel).
Mam nadzieję że te porównania dobrze oddają ideę.

Zadanie na dziś:
Przemyśl te 3 pytania, które podałem. Czy widzisz jakieś elementy Twojej strategii celów, które może powinieneś
zmienić, tak by powiązać wytrwałość do zmiany okoliczności i elastyczność do ich ominięcia?

Część 8 cyklu – Rozpisujemy cele na konkretny dzień

Napisany 24 lutego 2010

Dzisiaj chcę Ci podać kilka pomysłów na to, jak rozpisać własne cele krótkoterminowe. To, jak wiele z nich wdrożysz
jest ważne, ale najważniejsze jest samo postawienie celów!

Nawet jeśli brak Ci jakiejś techniki (a jest ich całe mnóstwo), to samo działanie – codzienne spisywanie celów
krótkoterminowych – uczy konsekwencji, wytrwałości i planowania. Pomaga przy tym skupić się na rzeczach, które
pragniemy zrobić, a nie tylko na tym, co akurat „wpadło”.

Wiele razy łapałem się, że oglądam odcinek serialu lub film, podczas gdy na biurku leży niewykonana w pełni lista zadań. Widząc niektóre cele uznawałem, że są ważniejsze niż film. Skupiłem się na ich realizacji i lepiej wykorzystałem czas.

Dokładnie to jest przesłanie dzisiejszego dnia. Warto uczyć się jak lepiej wyznaczać cele, ale najważniejsze jest
uparcie i codziennie je wyznaczać.

Rada 1 – określ priorytety

To niezmiernie ważne, ponieważ często mało istotne cele chcą wejść przed te ważniejsze działania. Dlatego obok każdego punktu z listy możesz napisać numer oznaczający jego priorytet. To jakie wybierzesz oznaczenie zostawiam Tobie. Zależy mi, abyś samemu zaczął eksperymentować do skutku, aż znajdziesz metodę odpowiadającą Twojej osobowości.

Rada 2 – podnoś priorytety starych zadań

Jeśli jakiś cel jest na Twojej liście od np. 3 dni, a wciąż nie udało się przeznaczyć czasu na jego realizację (np. brak
sił po powrocie do domu lub inne sprawy zostały uznane za priorytetowe), podnieś jego priorytet następnego dnia. Im
dłużej będzie niewykonane, tym wyższy powinien być priorytet. Aż do czasu realizacji.

Rada 3 – trzymaj się kolejności

Jeśli coś jest absolutnym priorytetem, to wykonaj to jako pierwsze. Zawsze zabieraj się za takie zadania na początku,
pozbądź się tego największego zmartwienia od razu, dzięki temu reszta dnia upłynie milej.

Nawet jeśli miałoby to zabrać Ci cały dzień, upewnij się, że cel priorytetowy został wykonany. To absolutna podstawa,
dzięki której Twój czas będzie wykorzystany na najcenniejsze sprawy.

Rada 4 – rozbijaj duże rzeczy na etapy

Ten punkt doskonale opisuje Brian Tracy w swojej książce „Zjedz tę żabę”. Jak najłatwiej zjeść słonia? Po kawałku!
Każda czynność, której wykonanie zajmie ci więcej niż godzinę może być rozbita na etapy. Dzięki temu przestaje być
przytłaczająca. Zyskujesz przy tym motywację płynącą z pokonywania kolejnych etapów.

Przykładem może być pływanie na basenie. Jeśli chcemy od razu przepłynąć kilometr, może być to dla wielu przytłaczające. Ale rozbicie tego na odcinki po 100 metrów daje nam 10 zwycięstw pod rząd. Każdy odcinek możemy
świętować. I nasz wróg (zmęczenie) nie jest już taki straszny.

Część 7 cyklu – cele krótkoterminowe

Napisany 21 lutego 2010

W dzisiejszej lekcji chciałbym w bardzo skrócony sposób przedstawić Ci, jak wyznaczać cele krótkoterminowe, jak je dzielić, i jak radzić sobie w niesprzyjających okolicznościach.

Po pierwsze, za cele krótkoterminowe uznajmy jakąś pojedynczą akcję – np. oddanie dokumentów do urzędu (pomijamy fakt dojazdu i kolejki).

Na początku i na końcu dnia podsumowujemy jakie mamy cele krótkoterminowe na kolejny dzień, jakich celów nie udało nam się zrealizować.

Wszystkie cele (sprawy do załatwienia), możemy podzielić na:

  • Ważne i Pilne
  • Ważne i Niepilne
  • Nieważne i Pilne
  • Nieważne i Niepilne

Na jakich powinniśmy się skupić?
Na WAŻNYCH I NIEPILNYCH

Dlaczego? Już tłumaczę…

Cele ważne i pilne zrealizujemy niezależnie od okoliczności.
Są to sprawy, które choćbyśmy mieli stanąć na głowie, wykonamy. Jednak często wykonujemy je kosztem zadań ważnych, ale niepilnych. A właśnie te zadania są najważniejsze – stanowią podstawę osiągnięcia celów średnio- i długoterminowych.

Właśnie brak zrozumienia tej podstawowej zasady prowadzi ludzi do ciągłego zmagania się z okolicznościami, jednocześnie zatrzymując ich w miejscu. Nie kierują się w stronę swoich celów, tylko zajmują odganianiem spraw pilnych.

Oczywiście pilnych i ważnych nie powinniśmy zaniedbać, ale w długiej perspektywie czasu, ważne i niepilne są kluczem do zwycięstwa.

Przykład? Jeśli chcemy nauczyć się nowej umiejętności/języka, to bardzo często przeszkodą są właśnie okoliczności i to, że skupiając się na tym co ważne i pilne, nie przykładamy się do codziennych lekcji. Błąd. I to bardzo kosztowny, bo pozbawia nas aktywa jakim może być nowa umiejętność.

Co z nieważnymi zadaniami? Unikać! To są rzeczy, które chcemy zazwyczaj robić, a które w żaden sposób nie przybliżają nas do celu. Np. nowy odcinek serialu, pójście na niepotrzebne zakupy itp.

O tym jak unikać zadań nieważnych i jak rozpisywać zadania na dzień następny będę pisał w kolejnych częściach. Zapamiętaj jednak ten podział.

Zadanie domowe.
Skoro masz już listę wartości, cele długo- i średnioterminowe, przygotuj listę rzeczy, które chcesz jutro zrobić. Odłóż ją na godzinkę, a następnie przeczytaj je i oceń, do której grupy je zaliczysz.

Jeśli możesz, skreśl te, które uznasz za nieważne i niepilne. A pilne i nieważne postaraj się zrealizować jak najmniejszym kosztem energii i czasu.
Powodzenia!

Cele średnioterminowe (projekty) – część 6 cyklu

Napisany 14 lutego 2010

Tym razem omówię trochę wyznaczanie celów krótkoterminowych, a także spojrzenie na średnioterminowe cele.

Zacznijmy od celów na najbliższe kilka miesięcy. Cele takie lubię nazywać projektami, bo są to często złożone zadania nad którymi pracujemy samodzielnie lub w zespole. Takim celem może być np. ukończenie cyklu szkoleń lub zdany egzamin na prawo jazdy. Jest to cel, który jest dla nas bardziej konkretny niż cele długoterminowe. Jest przy tym zbyt duży, by go ugryźć za jednym zamachem.

No właśnie, skoro taki cel jest i tak sporym wyzwaniem, to ile jesteśmy w stanie ich realizować na raz? To bardzo trudne pytanie i dlatego pozwolę sobie odpowiedzieć dyplomatycznie – to zależy od Ciebie 😉

Jeśli pogodzenie ze sobą działań na kilkunastu frontach nie stanowi dla Ciebie problemu, to jak najbardziej powinieneś działać w ten sposób. Jeśli więcej niż 3-4 główne („aktualne”) projekty są już przytłaczające, dodawanie sobie kolejnych wytrąci Cię z równowagi.

W tym wypadku warto pamiętać, że czasem robienie mniej, daje lepsze efekty, niż robienie więcej. Jeśli dodasz kolejny projekt kosztem własnego spokoju, to może się okazać, że więcej w ten sposób stracisz niż zyskasz.

Kilka przykładów celów średnioterminowych:

  • Wspomniane już ukończenie kursu i zdanie egzaminu na prawo jazdy.
  • Zaoszczędzenie pieniędzy na średnią inwestycję (np. 3-4 miesiące oszczędzania).
  • Ukończenie kursu np. instruktora kajakarstwam
  • Przygotowanie i zrealizowanie dalekiej wyprawy – lub nawet zwykłych wakacji, jeśli wymaga to dużego zaangażowania.

O czym warto pamiętać wyznaczając aktualne projekty? Projekt stanowi konkretny krok w kierunku wyznaczonym przez cele długoterminowe. Jeśli projekt prowadzi Cię w kompletnie odmiennym kierunku, może być stratą czasu. Realizacja projektu musi przebiegać spokojnie. Warto więc wyznaczyć
pewien zapas czasu i środków, jakie możemy przeznaczyć na jego realizację.

Projekty należy realizować wytrwale. Uparcie dążyć do osiągnięcia celu. Czasem jednak (wymaga to dużej rozwagi) zmiana projektu lub jego zaniechanie jest najlepszym wyjściem – np. pod wpływem zmieniającej się sytuacji na rynku lub w życiu osobistym.

Cele krótkoterminowe są bardziej skomplikowaną kwestią, gdyż ich ustanawianie wiąże się bezpośrednio z okolicznościami w danej chwili. Musimy więc wciąż je dostosowywać, realizować i tworzyć nowe. Jest to najbardziej dynamiczna strefa naszego planowania.

Nie warto się jednak skupiać na celach krótkoterminowych. W długim okresie czasu, cele długo- i średnioterminowe są od nich dużo ważniejsze. Nasze cele krótkoterminowe to narzędzia, którymi obrabiamy deski – z tych desek budujemy okręt (nasz projekt), a tym statkiem wypłyniemy w podróż
(cel długoterminowy). Wszystko to robimy, bo uznaliśmy, że ważne dla nas są podróże (nasze priorytety w sferach życia). Jaki jest sens skupiać się na samym młotku, kiedy jeszcze nie wiemy co chcemy skonstruować?

O sposobach podejścia do celów krótkoterminowych (zwyczajnych, codziennych zadań) napiszę więcej w kolejnych wpisach. Dzisiejszym celem, jaki przed sobą postawiłem, jest pokazanie Ci, jak ważne jest dokładne podzielenie sfer Twojego życia i Twoich działań. Nazwanie rzeczy po imieniu.

Co możesz zrobić już dziś?
Napisz na kartce projekty, którymi się aktualnie zajmujesz. Czy jest to jakieś duże zadanie w
pracy? A może kolejny semestr na studiach?

Czy masz ich zbyt dużo?
Czy masz ich zbyt mało?
Czy wiesz dokładnie jak te projekty przekładają się na
dążenie do celów długoterminowych?

Dalej o celach długoterminowych (część 5 cyklu)

Napisany 11 lutego 2010

Skoro zaczęliśmy długotrwały proces ustalania własnych celów, to warto ćwiczyć i poprawiać sposób, w jaki je definiujemy.

Zasady, które dzisiaj omówię, stosuje się zarówno do celów długoterminowych (na kilka lat w przód), jak i do celów realizowanych z tygodnia na tydzień.

Najważniejsze jest, aby Twoje cele były klarowne. Jeśli nie rozumiesz jaki to naprawdę jest cel, ciężko go będzie osiągnąć.

Popularnym sposobem określania dobrze postanowionego celu jest lista cech SMART, jest to akronim pochodzący od angielskich słów:

  • [S]pecific (dokładny)
  • [M]easurale (mierzalny)
  • [A]chievale (osiągalny)
  • [R]ealistic (realny)
  • [T]ime oriented (zorientowany w czasie)

To bardzo ważne. Dlatego poświęcę chwilę na dokładniejsze omówienie tych cech.

:: Dokładny
Cel powinien być precyzyjny. Tak jak pisałem wczoraj, są to mierniki określające, czy idziemy we właściwym kierunku. Dlatego im dokładniej je wyznaczymy, tym precyzyjniejsze będą nasze działania, kierujące nas do
osiągnięcia celu. Im więcej kryteriów i lepszy opis danego celu, tym łatwiej również wybrać konkretne narzędzia prowadzące do jego realizacji.

:: Mierzalny
Cele ogólne, ideowe, są niestety puste (można zdefiniować, co jest dla nas wartością – już to omawiałem). Jeśli nie mamy możliwości jasnego i obiektywnego ocenienia, czy cel został osiągnięty czy nie, możemy się
pogubić. Dlatego cel zawiera konkretne wydarzenia i liczby!

:: Osiągalny
Każdy z nas ma w sobie Don Kichota – chcielibyśmy walczyć z wiatrakami i zmieniać od razu cały świat. To prosta droga do porażki i wypalenia! Dlatego nasz cel musi być osiągalny. W przeciwnym razie załamiemy się pod ciężarem syzyfowej pracy.

:: Realny
To jest chyba jasne. Z jednej strony Twój cel musi być na tyle duży, abyś mógł go dostrzec z piętrzących się przed Tobą przeszkód, z drugiej natomiast musi leżeć w zasięgu Twoich możliwości. Nie oszukujmy się – nie wszystko jesteśmy w stanie zrobić.

:: Zorientowany w czasie
Jeśli dasz sobie na realizację zadania tydzień, zapewne zrobisz to w tydzień. Jeśli obiecasz coś sobie w ciągu roku, możesz się zmotywować aby to osiągnąć. Jeśli napiszesz po prostu „chciałbym”, bez konkretnej daty, czynisz ten cel niekonkretnym i niemalże bezwartościowym. Potrzebne są daty!

Sprawdź ponownie swoją listę. Czy Twoje cele spełniają te wszystkie wymogi? Jeśli nie, przepisz ją, uwzględniając zasadę SMART. Porównaj to z dziedzinami życia, które uznałeś za najważniejsze. Czy Twoje cele rzeczywiście prowadzą do rozwoju w tych dziedzinach?

I uśmiechnij się! To mozolne wyznaczanie celów jest niczym innym, jak obieraniem właściwego kierunku. Dzięki nim Twój czas będzie mógł być optymalnie wykorzystany.