Posty otagowane frazą ‘wydajność’

Ile działasz, a ile rozmawiasz o działaniu?

Napisany 12 września 2010

To trudne pytanie które stawiam sobie raz na jakiś czas.

Oczywiście można powiedziać, że każdy z nas pracuje, ale czy jest to praca zorganizowana? Czy też wciąż ją organizujemy, kręcąc się  w kółko, omawiając pięć razy co jest do zrobienia, zanim to zrobimy.

Z mojego krótkiego doświadczenia wynika, że większość zadań jestem w stanie wykonać w 5-10 minut od ręki. W praktyce jednak kończy się to na tym, że przepisuję zadanie z listy do listy, układając je w piękne wzorki, zamiast po prostu zabrać się do roboty.

Dlatego zamiast gadać – działajmy!

Niech nasze omówienie postępów będzie podsumowaniem jak dużo jest już zrobione, a nie żalem, że nic jeszcze nie zrobiliśmy, skupmy się na tym, by prace wykonywać szybko, a potem pracujmy nad ich optymalizacją.

Można więc powiedzieć krótko:

Łatwiej ciężko pracującemu pracować wydajniej, niż leniowi w ogóle zabrać się do pracy.

Bądźmy pracowici. Bo to przynosi rezultaty.

A co z pomysłem, co z mądrym podejściem do pracy?

To oczywiście istotne sprawy, ale niezależnie jak dobry jest nasz pomysł, jego realizacja będzie wymagać dużego wysiłku i nie bójmy się go. Często duży wysiłek zadania polega na tym, że robimy wszystko inne, byleby nie zajmować się jego realizacją.

Zacznij działać:

Wypisz trzy rzeczy do zrobienia na teraz;

– Wykonaj je;

– Znajdź kolejne trzy;

– Zrealizuj je;

– Zrób dłuższą listę i  w cyklach pracy i odpoczynku wykonuj zadania.

Efektywność a efektowność – część 9 cyklu

Napisany 14 marca 2010

Skoro zakończyliśmy pierwszy etap cyklu o zarządzaniu sobą w czasie, wiemy już co i dlaczego chcemy osiągnąć, to teraz możemy skupić się na pytaniu „jak to osiągnąć?”.

Efektywne wykorzystanie czasu ma nas przy wykorzystaniu najkrótszego czasu doprowadzić do osiągnięcia celu.
Jednocześnie zachowując elastyczność, której wymagają okoliczności.

Tu pojawia się kolejna, często pomijana pułapka. Człowiek nie jest maszyną i zakładanie, że zawsze będzie pracował z
taką samą intensywnością (niezależnie od okoliczności) jest błędne. Często prowadzi to do sytuacji, gdzie chcemy
zachować wydajność ignorując naszą sytuację osobistą i okoliczności.

Wydajność nie powinna odbywać się kosztem elastyczności!
Efektywne realizowanie celów nie oznacza wykonywania zadań „choćby się świat na głowę walił”. Wręcz przeciwnie –
elementem optymalnego wykorzystania czasu jest dostosowanie zadań do okoliczności, których nie możemy zmienić.

Kolejna myśl warta zapamiętania: elastyczne podejście do naszych celów i zadań pozwala nam na optymalne wykorzystanie czasu poprzez uwzględnienie okoliczności na które nie mamy wpływu. Wytrwałe podejście do naszych celów i zadań, pozwala nam na zmianę okoliczności, które są możliwe do zmiany, a przez to na optymalne wykorzystywanie naszego czasu.

Nauczmy się więc tej zasady. Jeśli okoliczność przeszkadza, sprawdź, czy możesz coś zmienić w okoliczności. Jeśli nie,
to zmień swój plan tak, by szybko przejść dalej.

Okoliczności, które możemy zmienić:

  • Zła trasa dojazdu do szkoły/pracy
  • Często psujący się samochód
  • Wystrój pokoju

Okoliczności, których nie możemy zmienić:

  • Stoimy w kolejce po konieczne dla nas dokumenty
  • Pociąg którym jedziemy w podróż zepsuł się

To, które okoliczności zmieniamy, a które omijamy jest po części także decyzją. Dokładniej będę omawiał to jutro.

Bardzo istotną kwestią jeśli chcemy optymalnie wykorzystać czas, jest zrozumienie różnicy między efektywnością, a
efektownością.

Nasze zmagania z jakąś okolicznością mogą być bardzo efektowne – wzbudzać wręcz podziw innych – jacy to wytrwali
jesteśmy i pracowici. Może to jednak nie przynosić żadnego efektu – jest to praca bezowocna.

Jednocześnie wiele osób robiąc powtarzalną niezbyt popularną czynność, osiągnęli zdumiewające efekty. Bardzo często
sukces jest wynikiem mało spektakularnej pracy. I wcale nie jest tak tytanicznym wysiłkiem, jak inni go malują.

Bywa różnie, czasem to właśnie olbrzymia praca jest środkiem do osiągnięcia celu. Jednak najważniejsze jest zrozumienie
aktualnej sytuacji. Czy to, co robię przyniesie efekt, czy po prostu robię, żeby robić?

Łącząc to z podanymi przykładami okoliczności, możemy zapytać się siebie:

Czy na siłę próbuję zmienić okoliczności, których nie mogę zmienić?
Czy poddaję się okolicznościom, zamiast na nie wpłynąć?
Czy to co robię jest rzeczywiście przemyślane, a nie tylko czasochłonne?

To bardzo trudne pytania i wciąż uczę się na nie odpowiadać. Często okazuje się, że cel jaki sobie postawiłem był jak drążenie bardzo drogiego tunelu, tylko po to by raz przedostać się przez górę. Jeśli okoliczność (góra) zdarza się raz, lepiej ją ominąć (ścieżka). Jeśli okoliczność jest stała, być może lepiej większym kosztem ją zmienić (tunel).
Mam nadzieję że te porównania dobrze oddają ideę.

Zadanie na dziś:
Przemyśl te 3 pytania, które podałem. Czy widzisz jakieś elementy Twojej strategii celów, które może powinieneś
zmienić, tak by powiązać wytrwałość do zmiany okoliczności i elastyczność do ich ominięcia?

Od czego zależy wydajne wykorzystanie czasu? część 2 cyklu

Napisany 21 stycznia 2010

To ważne pytanie ponieważ wiele osób chcących lepiej wykorzystywać swój czas polega wyłącznie na silnej woli i samozaparciu.

Jak już pisałem w poprzednim wpisie, podstawą optymalnego wykorzystania czasu jest zmiana naszego myślenia. Zatem wysiłek woli, nasza wytrwałość i samozaparcie, są potrzebne. Jednak nie stanowią one klucza do zmian.

Można to porównać do ruszania samochodem. Niezależnie jak bardzo dodamy gazu, samochód nie ruszy, jeśli silnik będzie wysprzęglony. Tłumacząc to porównanie, możemy wkładać mnóstwo siły woli w działania, które w żaden sposób nie popychają nas do przodu. Natomiast przy właściwym nastawieniu, nawet mniejszym wysiłkiem możemy doprowadzić do oczekiwanych przez nas zmian.

Dlaczego o tym w ogóle piszę?
Bo chcę przekazać Ci, jak ważne jest to, by odejść od typowego wzorca „Nauczę się sztuczek a potem będę harował”.

Zmiany w Twojej wydajności w bardzo niewielkim stopniu zależą od Twojej siły woli. W 100% zależą od Twoich decyzji. A dzięki małym decyzjom, krok po kroku możesz zmieniać swoje nastawienie.

Dlatego ważnym elementem tych artykułów jest zachęcanie Cię, a nie tylko pokazywanie narzędzi. Ponieważ to Twoje małe decyzje wywrą na Twoje życie większy wpływ, niż najwspanialsze techniki, których byś nie wykorzystał.

Podczas tego cyklu postaram się najpierw zapalić Cię do zmiany stylu życia. A dopiero później do stopniowej optymalizacji wykonywanych działań.

W tym wszystkim pamiętajmy, że jesteśmy ludźmi, a nie maszynami. Jest dla mnie równie ważne dobrze wykorzystać czas na pracę, jak i spędzić go wg. zasady „być, a nie mieć”. To wyczucie również jest tematem optymalnego wykorzystania czasu. Bo zaharowanie się, jak i osiągnięcie sukcesu kosztem własnej tożsamości, osobowości czy relacji z bliskimi, nie powinno być naszym celem.

Pracujmy więc z głową, nie marnując naszej silnej woli na zmuszanie się do często i tak nie wnoszących nic działań. Zamiast tego działajmy mądrze i precyzyjnie, a na efekty nie trzeba będzie długo czekać.

Zarządzanie sobą w czasie – część 1

Napisany 17 stycznia 2010

W tym cyklu artykułów pokażę Ci wiele metod na lepsze wykorzystanie czasu. Jednak żeby którakolwiek z nich zadziałała, musisz zmienić własne myślenie – no chyba, że już masz właściwy schemat.

Dlaczego?
Z tego samego powodu, dla którego ludzie wydają tysiące złotych na szkolenia, na których poznają wiedzę dostępną w książkach wartych kilkadziesiąt złotych.

SAMA WIEDZA TO ZA MAŁO DO ZMIANY.

Jakakolwiek zmiana w naszym codziennym zachowaniu nie będzie miała miejsca wyłącznie pod wpływem wiedzy. To z jednej strony przykre (bo same książki nie wystarczą), z drugiej jednak właściwe spojrzenie na te zmiany pozwoli Ci lepiej wykorzystać czas – bez „spinania się”.

O czym mówię?
O sposobach naszego myślenia i postrzegania rzeczy. A także o idących za tym emocjach.

Oczywistym jest, że unikamy tego, co uznajemy za nieprzyjemne. Natomiast wręcz garniemy się do Tego, co sprawia choć pozorne wrażenie przyjemności.

Dlatego tak wiele zależy od Ciebie! Z mojej strony możesz liczyć na pomysły i słowa zachęty. Ale to Ty możesz zmienić swoje nastawienie, a to dopiero wprowadzi trwałe zmiany w Twoim życiu.

Zacznijmy jednak od początku.
Jaka perspektywa, jakie myślenie?

Spójrzmy na Twój czas. Uważasz, że masz go za mało? Chciałbyś żeby było go więcej? Chciałbyś oszczędzać czas?

Czas to nie pieniądze. Pieniądze możemy oszczędzać, wydawać i zarabiać. Czas możemy tylko wykorzystać. W każdej chwili w jakiś sposób działamy i tego czasu nic nam nie zwróci. Czasu nie możesz dokupić, ani zaoszczędzić. Każda sekunda – czy tego chcesz, czy nie – odchodzi właśnie w przeszłość.

Dlatego poświęcając czas lekturze tego kursu (czy widzisz jak mijają minuty?), nie zyskasz nowego czasu. Możesz za to optymalnie wykorzystywać kolejne sekundy. KLIK, KLIK, KLIK – minęły właśnie trzy sekundy. Nie odzyskasz ich. Zadbajmy, żeby kolejne nie przeciekały Ci przez palce!

Czy dostrzegasz już różnicę w perspektywie?

Każda godzina to Twoja decyzja, jak ją spędzisz. Nie masz możliwości odłożenia decyzji na później. Za godzinę znów musisz zdecydować!

Takie spojrzenie na czas prowadzi moim zdaniem do prostego wniosku.

Rób to, co uważasz za wartościowe i podążaj za decyzjami. W ten sposób wiesz, że godzinę wcześniej podjąłeś dobrą decyzję. W związku z czym dobrze wykorzystałeś te 60 minut. I tu pojawia się druga ważna zmiana. Zmiana naszego myślenia.

Zmiana ta polega na dokładnym określeniu, co jest dla nas ważne. Jakie działania uznajemy za cenne? Co tak naprawdę chcemy robić? A co robimy „ot tak”?

Dlaczego potrzebujemy tej zmiany? Zmiana w naszych priorytetach – określenie tego, co uznajemy za cenne – prowadzi do zmiany naszej POSTAWY wobec tych rzeczy.

Kilka przykładów:
Często siedzimy przed telewizorem NUDZĄC SIĘ, bo uznajemy że jest to przyjemniejsze niż ćwiczenia. Podczas gdy osoby ćwiczące czerpią ENTUZJAZM z ćwiczeń fizycznych, uznając jednocześnie, że siedzenie przed telewizorem to strata czasu.

Ta różnica w myśleniu w prosty sposób skłania ludzi do różnych działań. Ci, którzy mają frajdę z jazdy na rowerze, podejmują wysiłek bez żadnych oporów. Nie mają ŻADNYCH problemów z motywacją. Oni wiedzą co lubią i robią to.

A czy Ty wiesz, co tak naprawdę napełnia Cię entuzjazmem?
Czy zmuszasz się żeby coś robić, czy też robisz to, bo CHCESZ to zrobić?

Jeśli naprawdę chcemy coś zrobić, to ani zmęczenie, ani napięty harmonogram nam w tym nie przeszkodzą. To klucz do dzisiejszej zmiany. Nie rób rzeczy, bo powinno się je zrobić. Wyraź swoją wolę i przekonaj samego siebie, że warto to zrobić.

Skąd czerpać siły do działania?

Napisany 13 listopada 2009

Ostatnio często zadaję sobie to pytanie ze względu na ilość rzeczy do zrobienia. Oczywiście, nie jestem jeszcze mistrzem zarządzania sobą w czasie. Z drugiej jednak strony osoba która niewiele robi może zdawać się idealnie zorganizowana. Dobre zarządzanie sobą w czasie nie wyklucza ciężkiej pracy 😉

Oto kilka pomysłów, które możemy zastosować na co dzień:
1. Rób to, co lubisz w przerwach czynności „z przymusu” – nie mam tu na myśli głupiego relaksu przy pasjansie, ale zajęcie się tym, co nas nakręca. Dla jednych to rundka w ulubioną grę, dla innych spacer. Ważne, by mieć cały czas kontrolę nad tym, ile czasu spędzamy na tych czynnościach. Bez chwil poświęconych pasji możemy łatwo się wypalić.

2. Poszukaj motywującej Cię muzyki – jeśli nie jest ona dla Ciebie rozpraszająca, może dać pozytywny impuls. Różna muzyka pasuje do różnych typów pracy. Typowo machinalne zadania możemy realizować przy innych melodiach niż pracę twórczą. Ważne, by muzyka nie zagłuszała naszych myśli.

3. Sprawiaj sobie prezenty – drobne przyjemności w nagrodę za dobrze wykonane zadanie. Doceniaj siebie kiedy zrealizujesz już jakąś konkretną część projektu. Mam kilka swoich sposobów na wynagrodzenie swojej pracy – np. dobra kawa, możliwość obejrzenia odcinku ulubionego serialu itp. A jakie są Twoje pomysły?

4. Podziel duże zadania na mniejsze – „Zjedz tę żabę” Tracy’ego to świetna lektura na ten temat. Zamiast patrzeć na zadanie jako na olbrzymi wysiłek, rozbijajmy je na małe prace, które jedna po drugiej doprowadzają nas do wyniku.

5. Przeczytaj po raz kolejny swoje cele. Zapal się ponownie pasją do tego, by osiągnąć cele. Niewiele rzeczy dodaje tyle sił, co określone jasno marzenia. Nasza motywacja wzrasta, im silniejszy jest nasz motyw. Możemy więc przekonać sami siebie, że dana praca jest warta wykonania.

6. Rusz się! Zmień na chwilę scenerię, może kilka przysiadów? Albo dwa razy w górę i w dół po schodach. Pomysłów jest wiele.

7. Doceń każdego dnia sytuację w której jesteś. Znajduj coraz to nowsze pozytywne cechy swojej pracy. Pozwól sobie polubić to, co robisz.

To tylko kilka punktów, które wpadły mi do głowy. Pewnie uzupełnię tę listę o kolejne pomysły. Na blogu pojawiło się kilka artykułów na ten temat, ale na pewno nie został on wyczerpany.

Czy nadmiar przedmiotów przeszkadza?

Napisany 30 sierpnia 2009

by el frijoleWłaśnie z tym problemem borykam się od jakiegoś czasu. Zauważyłem, że wiele otaczających mnie przedmiotów rozprasza moją uwagę, czyniąc mnie mniej wydajnym w pracy. Warto zdefiniować takie rzeczy i pozbywać się ich sukcesywnie. Co to może być?

  1. Papiery – nic tak nie odwraca mojej uwagi od kaktualnych problemów, jak piętrząca się sterta dokumentów, notatek i innych mniej lub bardziej istotnych kartek papieru. Ani nie ułatwiają organizacji, ani nie stanowią dobrego „przypominacza”. W związku z tym jednym z pierwszych kroków powinno być pozbycie się takiej sterty.  Nawet jeśli są to czyste kartki, nie powinno być ich zbyt dużo (chyba że pracujesz w drukarni) 😉
  2. Kable, końcówki od kabli, gadżety elektroniczne – te także, choć bardzo przydatne i użyteczne, mogą bardziej rozpraszać niż ułatwiać życie. Przykładowo, takie elementy jak drukarka, modem, czytnik kart czy dysk zewnętrzny, warto schować na ile to możliwe, tak by nie znajdowały się w naszym „polu pracy”.
  3. Pamiątki, zdjęcia, książki – wszystko to, co w jakiś sposób bezpośrednio przekazuje do mnie treść (choćby barwna okładka Newsweeka) muszą zniknąć z biurka i jego okolic. W ten sposób, nawet podświadomie nie odrywam się od tego, co aktualnie robię.
  4. Hałasy, radyjka, odtwarzacze mp3 – z jednej strony wielu ludziom ułatwiają pracę. Dla mnie często są jednak czynnikiem rozpraszającym. Wszystkie hałasy z zewnątrz, również utrudniają pracę. Może warto zainwestować w jakieś wygłuszenie, tak aby nie marnować swojego skupienia na szczekanie psów i odgłosy pracującego w innym pokoju ksera.
  5. Światło – Rażącym światłem nie musi być bezpośrednie wystawienie na słońce. Wystarczą cienie poruszające się na ścianie. Dlatego jakikolwiek ruch, czy to osoby, czy światłocienia, w naszym polu widzenia, może stanowić o naszej większej, lub mniejszej wydajności. Poruszające się przedmioty, np. falujące firanki, mogą być wystarczającym bodźcem by odciągnąć nas od pracy.
  6. Temperatura – powinna być dostosowana do naszych upodobań, jednak oczywistym faktem jest, że zbyt wysoka temperaura usypia nas. Jednocześnie ciężko jest pracować drżąc z zimna. Dlatego najlepszym rozwiązaniem jest przyjemny chłód – temperatura na tyle niska by otrzeźwiała umysł, jednocześnie będąc tolerowalną dla naszego organizmu.

Już tych kilka punktów pozwala stworzyć znacznie lepsze środowisko pracy. W najbliższym czasie uzupełnię tą listę, w kolejnym wpisie dopisując conieco na temat naszego zachowania i dobrych nawykach w czasie pracy.