21
lip
2008

Optymalne wykorzystanie czasu

Czasu nie możesz dokupić, sprawić by było go więcej lub mniej. Nie masz na to wpływu, ponieważ ilość czasu jaką mamy jest ściśle określona. 24 godziny na dobę, 60 minut na godzinę, nic więcej nie da się w ciągu dnia uzyskać. Dlatego czas stanowi tak cenny zasób, zarówno o znaczeniu biznesowym, jak i osobistym.

Skoro zatem nie masz wpływu na ilość czasu, możesz wprowadzić zmiany od innej strony. To, co wprowadzi jakościową zmianę, to przede wszystkim skuteczne zarządzanie działaniami w czasie. Odpowiedni przydział zadań tak, by w tym samym czasie, zrobić dokładnie to, czego potrzebujesz aby osiągnąć sukces.

Twoich zadań nie musi być więcej, aby ich efekt był lepszy. Często właśnie robiąc mniej, możesz osiągnąć wymierne rezultaty. To, co stanowi bezcenny know-how na temat zarządzania swoimi działaniami w czasie, to umiejętność wyboru priorytetów. Dzięki przydziałowi priorytetów możesz skutecznie zaplanować dzień. Możesz także poprawić swoją wydajność, wykorzystując zarówno odpoczynki, jak i właściwie dopasowując działania.

Zrób listę priorytetów
To absolutnie konieczne, zwłaszcza jeśli masz dużo zadań wpisanych „do zrealizowania”. Twoje priorytety powinny być wyznaczone według prostej i super skutecznej zasady:

Ważne – Pilne
Zadania na wczoraj, których wykonanie jest naprawdę konieczne. Takich zadań nie powinno być prawie wcale, ale się zdarzają. Powinno się ich unikać, po prostu wykonując je wcześniej – na spokojnie. Ale gdy już się pojawiają, warto szybko się z nimi uporać.

Ważne – Niepilne
Zadania, które są bardzo ważne, ale na ich wykonanie mamy trochę czasu. Ich wykonanie jest najistotniejsze, ponieważ
wykonując je wtedy gdy mamy czas, unikamy zawalonych terminów. Tak naprawdę to ich wykonanie powinno stanowić priorytet jeśli chodzi o normalny dzień. Jeśli coś jest super ważne to zrobimy to choćby zarywając noc. Ale znacznie częściej zaniedbujemy rzeczy, którymi moglibyśmy się zająć. To skutkuje w stresie i problemach, bo nagle nam się przypomina, że zapomnieliśmy czegoś zrobić.

Nieważne – Pilne
Zadania, które bardziej chcemy niż potrzebujemy wykonać. Są to często pozornie istotne rzeczy. Jednak
zazwyczaj nie musimy się nad nimi skupiać, niezależnie jak bardzo pilne się wydają. Często się zdarza, że zadania pilne, ale nieważne, wskakują nam w plan dnia i burzą porządek. Warto temu zapobiegać.

Nieważnie – Niepilne
Typowe marnowanie czasu. Działania które nie są ani potrzebne, ani pilne. Do tej kategorii można zaliczyć na przykład granie na komputerze. Są to działania, które warto permanentnie usunąć ze swojego grafiku.

Kiedy już rozdzielisz swoje zadania na te cztery komórki, możesz zabrać się do działania. Wewnątrz każdej komórki możesz dodać kolejny podział, który może ułatwić Ci wybór zadań, a także dać Ci motywację do działania. Komórki powinny być wykonywane w ścisłej kolejności. Absolutnie priorytetowe działania (bardzo ważne i bardzo pilne – np. nagły wypadek i reakcja na to) oczywiście często muszą zostać wykonane natychmiast. Warto jednak, jeśli jest to możliwe, przedkładać zadania ważne, ale niepilne nad pozostałe. Dlaczego? Ponieważ właśnie te zadania najczęściej zaniedbujemy. W pewnym momencie zmieniają się w pilne i często niewykonalne zadania. Problem w tym, że zwracamy uwagę tylko na to co pilne.

Polecam postępować więc według konkretnej kolejności:
1. Krytyczne zadania
2. Ważne, niepilne zadania
3. Ważne, pilne zadania
4. Jeśli już nic nie ma do zrobienia, to można przystąpić do zadań mniej ważnych.

Ta kolejność stanowi podstawę, można dodawać do tego oczywiście różne sztuczki, ale każda technika stanowi tylko i wyłącznie wsparcie. Aby zapanować nad planem dnia, trzeba umieć podejmować decyzje, być konsekwentnym i działać.

Twoje zadania vs Twoje zainteresowania – cztery ważne zasady:

  • Szybciej i łatwiej wykonujemy zadania, które nas interesują.
  • Więcej czasu poświęcamy na nasze hobby, niż na coś, co robimy z przymusu.
  • Im dłużej odkładamy coś na później, tym ciężej nam to później zrobić.
  • Często to, co najmniej lubimy robić, stanowi najważniejsze zadanie do wykonania.

Jak pogodzić te zasady i wykorzystać je, aby osiągnąć sukces?

  • Przede wszystkim notuj swoje plany. Twoje priorytety będą zmienne tak długo, jak długo będą wyłącznie w Twojej głowie. Jeśli spiszesz co jest tak naprawdę ważne tego dnia, to możesz mieć ochotę na coś innego, ale papier nie kłamie. Zapisane cele wraz z priorytetami ułatwią skuteczne planowanie.
  • Zacznij od tego, co największe, najtrudniejsze i co najmniej chce Ci się wykonać. Nie warto zaczynać od tego, co przyjemne. Zajmie Ci to dużo czasu. A zazwyczaj to, co przyjemne, jest nie tak ważne w danej chwili. Uporaj się na początku z dużymi problemami, a cała reszta dnia będzie przyjemnością. Odkładanie na później czyni zadanie trudniejszym.
  • Przy wyborze działania kieruj się przede wszystkim logiką. Oczywiście emocje są ważne. Ale działając według „chcenia” nie zrealizujesz planu, który prowadzi do sukcesu.
  • Obok zadania, które chcesz wykonać, zapisz korzyści jakie osiągniesz z niego. Daj sobie powód, aby coś zrobić. Pokaż, że jest sens wykonać to zadanie. Pokaż daną rzecz nie jako problem, ale jako drogę do korzyści. Możliwość osiągnięcia sukcesu.


Napisane przez: Michał Mietliński

Komentarze


swietne wskazowki dotyczace organizacji czasu. warto sie do nich zastosowac , gdyz to pozwoli na zalatwienie wszystkiego w krotszym czasie , przyczyni sie tym samym do lepszego samopoczucia i pozwoli na realizacje rzeczy ktore niejednokrotnie dlugo odkladalismy glownie z” braku czasu”. jezeli ktos chcialby rozszezyc swoja wiedze na temat organizacji swojego czasu czy to na codzien czy tez w pracy polecam ksiazke Briana Tracy „zarzadzanie czasem” warto ja przeczytac
pozdrawiam
magda


zaczne stosować, zorganizuje swoj czas, żeby mieć go też dla innych a nie tylko na swoje sprawy.
pozdrawiam
KROLINKA


Fakt, że organizacja czasu jest bardzo ważna. Jednak nie można przesadzać również. Pamiętam jeszcze z czasów studiów – miałem przedmiot zarządzanie i mój profesor (zw.) obliczał ile czasu marnuje na kąpiel z wyszczególnieniem kolejnych czynności :) , to akurat utkwiło mi w pamięci, ale to nie była jedyna jego ekscentryczna historia.


Organizacja najważniejsza. Daje poczucie komforty psychicznego, podnosząc efektywność prac. Sam korzystam namiętnie z kartki, sukcesywnie rozplanowując sobie kolejny dzień bardzo szczegółowo. Wszystkim polecam przyjrzenie się temu problemowi, którego na co dzień się nie zauważa.


[...] tydzień. Dzisiaj czytałem trochę bloga http://powerblog.pl/ i bardzo polecam wszystkim post http://powerblog.pl/optymalne-wykorzystanie-czasu/, znalazłem tam bardzo ciekawy tekst na temat notowania swoich planów: Przede wszystkim notuj [...]

Zostaw komentarz

(wymagane)


(wymagane)





Podgląd komentarza: