Archiwum z miesiąca Marzec, 2010 roku

Czy musisz się wszystkim sam zajmować?

Napisany 17 marca 2010

Tak jak napisałem wcześniej – są okoliczności, które możemy i powinniśmy zmienić. Są też takie na które nie mamy wpływu. Dziś omówmy trochę kwestię tego, czym się tak naprawdę zajmujemy i czy jest to rzeczywiście potrzebne na naszej drodze do celu.

Wiele gór – okoliczności które chcemy pokonać, próbujemy ominąć sami. I w wielu przypadkach jest to właściwa strategia. Jednak zdarza się, że czasem nasze działania są po prostu nieopłacalne. Kosztuje nas to dużo więcej wysiłku niż mogłoby, gdybyśmy się tym sami nie zajmowali.

Tak jak już pisałem, chodzi mi o te okoliczności na które mamy wpływ. Te, na które nie mamy wpływu, zostawiam na następny wpis.

Skoro jakaś przeszkoda powstrzymuje Cię przed osiągnięciem celu, warto ją pokonać. Aby jednak optymalnie wykorzystać czas, musimy zacząć postrzegać to, w jaki sposób wykorzystujemy przysługujące nam godziny życia w powiązaniu z tym, jak inni je wykorzystują. O co mi chodzi? O współpracę.

Przykładowo. Jestem bardzo słaby jeśli chodzi o grafikę komputerową, a potrzebuję jej na stronę WWW. Znam jednak osobę, której grafika nie sprawia żadnych trudności, nie ma za to talentu do pisania.

Zamiast poświęcać 10 godzin na grafikę, podczas gdy ta osoba poświęci tyle samo czasu na pisanie tekstu, możemy wymienić się zadaniami i to samo osiągnąć w 2 godziny.

Takie proste, a jak często próbujemy być nadmiernie samowystarczalni – robiąc wszystko, co jest do zrobienia.

Umiejętność delegowania pracy jest kluczowa dla każdej osoby kierującej zespołem. Jednak moim zdaniem, jeśli nasz czas ma być wykorzystany najlepiej jak się da, to dla każdego, niezależnie od stanowiska, jest to istotne. Być może zajmujesz się czymś, co rzeczywiście jako jedyny umiesz zrobić. Ale z pewnością jest wiele czynności i zadań, które inni lub umiejętnie wykorzystane narzędzia, załatwią za Ciebie.

Przykładem może być choćby catering. Dla wielu firm jest to spory wydatek, a jednak wolą zamówić usługi innej firmy, niż oddelegowywać pracowników, których czas jest bardzo cenny, do zadań związanych z zaopatrzeniem i przygotowaniem jedzenia.

W dalszej części cyklu będę zajmował się sztuczkami i podpowiedziami, jak w konkretnych sytuacjach lepiej wykorzystać czas. Teraz chcę tylko zachęcić do przemyśleń i zmiany postawy. Bo bardzo wiele czynności które robimy, moglibyśmy oddelegować, samemu zajmując się pracą kogoś innego, komu dane zadanie po prostu gorzej idzie.

Umiejętność przekazywania zadań i przydzielania ich osobom najlepiej do nich przygotowanych, to klucz sukcesu wielu ogromnych firm. Możemy wykorzystać tę umiejętność by znacząco podnieść jakość gospodarowania naszym życiem.

Zadanie domowe:
Zastanów się, które z zadań na Twojej liście robisz, choć wiesz, że inni znają się na tym lepiej i mogliby zrobić to za Ciebie. Pomyśl, z kim z Twojego otoczenia mógłbyś współpracować, żeby w tym samym czasie zrobić więcej i mniejszym wysiłkiem.

Efektywność a efektowność – część 9 cyklu

Napisany 14 marca 2010

Skoro zakończyliśmy pierwszy etap cyklu o zarządzaniu sobą w czasie, wiemy już co i dlaczego chcemy osiągnąć, to teraz możemy skupić się na pytaniu „jak to osiągnąć?”.

Efektywne wykorzystanie czasu ma nas przy wykorzystaniu najkrótszego czasu doprowadzić do osiągnięcia celu.
Jednocześnie zachowując elastyczność, której wymagają okoliczności.

Tu pojawia się kolejna, często pomijana pułapka. Człowiek nie jest maszyną i zakładanie, że zawsze będzie pracował z
taką samą intensywnością (niezależnie od okoliczności) jest błędne. Często prowadzi to do sytuacji, gdzie chcemy
zachować wydajność ignorując naszą sytuację osobistą i okoliczności.

Wydajność nie powinna odbywać się kosztem elastyczności!
Efektywne realizowanie celów nie oznacza wykonywania zadań „choćby się świat na głowę walił”. Wręcz przeciwnie –
elementem optymalnego wykorzystania czasu jest dostosowanie zadań do okoliczności, których nie możemy zmienić.

Kolejna myśl warta zapamiętania: elastyczne podejście do naszych celów i zadań pozwala nam na optymalne wykorzystanie czasu poprzez uwzględnienie okoliczności na które nie mamy wpływu. Wytrwałe podejście do naszych celów i zadań, pozwala nam na zmianę okoliczności, które są możliwe do zmiany, a przez to na optymalne wykorzystywanie naszego czasu.

Nauczmy się więc tej zasady. Jeśli okoliczność przeszkadza, sprawdź, czy możesz coś zmienić w okoliczności. Jeśli nie,
to zmień swój plan tak, by szybko przejść dalej.

Okoliczności, które możemy zmienić:

  • Zła trasa dojazdu do szkoły/pracy
  • Często psujący się samochód
  • Wystrój pokoju

Okoliczności, których nie możemy zmienić:

  • Stoimy w kolejce po konieczne dla nas dokumenty
  • Pociąg którym jedziemy w podróż zepsuł się

To, które okoliczności zmieniamy, a które omijamy jest po części także decyzją. Dokładniej będę omawiał to jutro.

Bardzo istotną kwestią jeśli chcemy optymalnie wykorzystać czas, jest zrozumienie różnicy między efektywnością, a
efektownością.

Nasze zmagania z jakąś okolicznością mogą być bardzo efektowne – wzbudzać wręcz podziw innych – jacy to wytrwali
jesteśmy i pracowici. Może to jednak nie przynosić żadnego efektu – jest to praca bezowocna.

Jednocześnie wiele osób robiąc powtarzalną niezbyt popularną czynność, osiągnęli zdumiewające efekty. Bardzo często
sukces jest wynikiem mało spektakularnej pracy. I wcale nie jest tak tytanicznym wysiłkiem, jak inni go malują.

Bywa różnie, czasem to właśnie olbrzymia praca jest środkiem do osiągnięcia celu. Jednak najważniejsze jest zrozumienie
aktualnej sytuacji. Czy to, co robię przyniesie efekt, czy po prostu robię, żeby robić?

Łącząc to z podanymi przykładami okoliczności, możemy zapytać się siebie:

Czy na siłę próbuję zmienić okoliczności, których nie mogę zmienić?
Czy poddaję się okolicznościom, zamiast na nie wpłynąć?
Czy to co robię jest rzeczywiście przemyślane, a nie tylko czasochłonne?

To bardzo trudne pytania i wciąż uczę się na nie odpowiadać. Często okazuje się, że cel jaki sobie postawiłem był jak drążenie bardzo drogiego tunelu, tylko po to by raz przedostać się przez górę. Jeśli okoliczność (góra) zdarza się raz, lepiej ją ominąć (ścieżka). Jeśli okoliczność jest stała, być może lepiej większym kosztem ją zmienić (tunel).
Mam nadzieję że te porównania dobrze oddają ideę.

Zadanie na dziś:
Przemyśl te 3 pytania, które podałem. Czy widzisz jakieś elementy Twojej strategii celów, które może powinieneś
zmienić, tak by powiązać wytrwałość do zmiany okoliczności i elastyczność do ich ominięcia?